אירוע מושלם אינו נתון לידי המקרה, קודמים לו תכנון מוקדם ומוקפד הכולל חשיבה על כל פרט. מהו אירוע מושלם? אירוע מוצלח הוא כזה שהשיג את מטרתו, גרם הנאה למשתתפים ומארחים ועמד במסגרת תקציב מוגדרת מראש. חולמים על אירוע כזה? אנחנו כאן עם רשימת כללי הברזל לתכנון אירוע הזהב.
כך תתכננו אירוע מושלם
1. הגדירו את אופי האירוע שלכם
בשלב הראשון בבניית אסטרטגיה לתכנון אירועים והפקות חשוב להגדיר מהו הסגנון הרצוי: אירוע קלאסי? אירוע קונספטואלי? אירוע קד"ם? לפי אופי האירוע ומטרתו תוכלו להמשיך בתכנון אירוע ממוקד יותר. בשלב זה גם תצטרכו להגדיר מה מספר האורחים שלכם והאם אתם בוחרים באירוע בוטיק מצומצם או באירוע המוני רב משתתפים.
שמרנות או שחרור? קלאסי או צעיר ועכשווי? תהליך בחירת אופי האירוע יכלול הבנה של אופי המוזמנים והעדפת המארחים – כלומר אתם. זה הזמן לעשות חושבים ולהחליט על קונספט האירוע המועדף.
2. בחירת לוקיישן
לאחר שהבנתם מהו הסגנון המדויק של האירוע חשוב לקבוע את מיקום האירוע. כאן יש להתחשב במספר נתונים: כמו: קרבה לרבים מן המוזמנים, קרבה לחוף הים, נוף להרי המדבר או אירוע במרכז. בחרו במיקום גאוגרפי שמתכתב עם התקציב שלכם ומהווה גורם מחבר בין הערים מהן מגיעים המזומנים.
3. הגדרת מסגרת תקציב
על מנת שלא לסכם את האירוע בגירעון תקציבי בלתי צפוי, מומלץ לשבת ולהגדיר מראש את מסגרת התקציב הרלוונטית. חשוב לכלול בתוכה את כל הנדרש לאירוע וכן להביא בחשבון גמישות תקציבית כך שבמקרה הצורך ניתן יהיה להרחיבה מעט, מבלי לאתגר את חשבון העו"ש. הגדרת תקציב מונעת פזרנות בדרך לאירוע ותסכול לאחריו.
4. בחירת תאריך לאירוע
חשוב לדעת כי חתונות חורף ואירועי חורף נוספים נחשבים לבעלי עלויות נמוכות יותר מאירועי קיץ, אולם גם נדרשים לארגון לוגיסטי מורכב יותר. זה הזמן לחשוב ולגבש דעה ביחס לתאריך האירוע שלכם. אל תשכחו לבקש מהאורחים לאשר את התאריך על מנת לקבל אינדיקציה על מספר המנות אותן תצטרכו להזמין.
5. בחירת אנשי שירות ואנשי מקצוע הקשורים באירוע שלכם
חשוב להקדים להזמין מראש את אנשי ההגברה, התאורה, הצילום, ההסרטה והדיג'י לאירוע על מנת שישמרו עבורכם את התאריך. זכרו כי הטובים נתפסים מהר… אל תשכחו להזמין קייטרינג במידה והאולם או גן האירועים אינם מספקים את השירות הקולינרי מטעמם. שבועיים עד שלושה לפני תאריך האירוע שלחו הזמנות למוזמנים.
תכנון מקדים – כך תגיעו לאירוע שלכם רגועים יותר
אירוע מקצועי מתחיל בהיערכות נכונה. חשוב להתחיל מבעוד מועד, כך גם ניתן להנות מהתהליך ברוגע מבלי הלחץ המאפיין את הדקה התשעים. הזמינו מראש דוכני שתייה ומזון איכותיים שיספקו גם את הדקורציה המושלמת לאירוע שלכם והעדיפו להאציל סמכויות על אנשי הפקה וצוות מיומנים שיאפשרו לכם למצות הנאה מקסימלית מהאירוע שלכם.
