שמחה מתקרבת. התאריך, בגדול, כבר סגור, הבגדים נקנו, הכיוון הכללי הולך ומתגבש.
נשאר רק לסגור אולם מבין כמה כאלה שמצאתם שמתאימים לכם.
רגע לפני שאתם סוגרים, הנה כמה טיפים שיעזרו לכם לבחור נכון.
לפני החיפוש
לפני הגעה לבחירת אולמות קטנים, יש לשבת ולנסח ביחד מספר קווים מנחים. גודל האירוע, מספר האורחים, הסגנון ודרישות מיוחדות כמו סבא בכסא גלגלים או אורחים עם עגלות תינוק – זהו רק חלק מדרישות הבסיס. יש לשים לב שלא נכנסים לנישה צרה מדי, עם יותר מדי דרישות, על מנת להימנע ככל הניתן מתסכולים ועוגמת נפש. בחרו לכם כמה קריטריונים שחשובים לכם במיוחד ועם כל השאר נסו לגלות גמישות. כיום ניתן למצוא אתרים המסייעים בהכוונה לפי קריטריונים, לדוגמה, אולם אירועים בראשון לציון, 500 מוזמנים, מומלץ לבריתות. כך תוכלו לצמצם את כיתות הרגליים ולהגיע לשלב הביקור הפיזי במקום עם מספר מועט וממוקד של מקומות.
בחירת האולם
כאשר מגיעים לראות את האולם יש לראותו פעמיים: באור יום ובלילה, בעת אירוע אחר. בדיקת האולם בשתי ההזדמנויות האלה יכולה לסייע בהבנת מבנה האולם, תכנון מקומות לצילומי משפחות, הכנה לתאורה בערב השמחה והעלאת נושאים שלא חשבתם עליהם לדיון מול בעלי האולם כמו מקומות ישיבה בחוץ, תאורה מוארת יותר או פחות, התוכן המוקרן במסכים אם ישנם וכו'. בנוסף, כדאי להתעקש על טעימות ממגוון רחב ככל הניתן של מנות על מנת לקלוע לטעמכם ולטעם האורחים שלכם. כאשר מגיעים לראות את האולם יש להתבונן במרכזי השולחן, בדרך הושבת האורחים, רחבת הריקודים ובמת הדיג'יי או הלהקה.
תיאום עם ספקים אחרים
האולם הוא הספק הראשון איתו סוגרים וסביב התאריכים הפנויים שלו נקבע האירוע ונסגרים שאר הספקים. החלפת אולם בעקבות קושי עם ספק אחר עלולה להיות מתסכלת ומטרידה, נוסף על כל הארגונים האחרים. על מנת להמנע מכך יש לברר בקרב חברים ומשפחה מה בדרך כלל נהוג לקבל מהאולם עבור הספקים האחרים. למשל: אולם בעל תאורה משתנה על מנת להיטיב את התמונות, אולם בעל תאורה חיצונית כדי לשבת ולהצטלם בחוץ, אולם המספק הגברה משלו אך אפשרי גם לתת לדיג'יי או ללהקה להתחבר עם הגברה משל עצמם.
אינטואיציה
בסופו של דבר מנהל האירועים מצד האולם הוא זה שיהיה שם לכל שינוי, בעיה או טענה שלכם. ארגון אירוע הוא מהלך גדול עם הרבה פוטנציאל לתסכולים וחשוב לבחור ספקים שתרגישו שיש לכם איתם כימיה, שמבינים אתכם, שסבלנים לשינויים התכופים ושמעניקים מה שהם יכולים בשמחה ולא תוך כדי התקמצנות או עקשנות. מנהל האולם הוא מי שילווה אתכם בערב השמח שלכם, מי שתוכלו לשאול אותו שאלות שיעלו מספקים אחרים, מי שיוכל לעזור במקרה ויקרה משהו לא צפוי ומי שתוכלו לגשת אליו לפתרון בעיות שיצוצו ולכן חשוב שתהקשורת ביניכם תהיה נינוחה ופתוחה.
